Toimituksen Valinta

Mikä on sähköinen asiakirja?

Anonim

Tietokoneistamisen taso edellyttää siirtymistä "paperittomaan" toimistotyöhön. Se perustuu sähköiseen asiakirjaan, joka toisin kuin perinteisillä ominaisuuksilla on useita uusia ominaisuuksia ja ominaisuuksia. Tähän mennessä tätä ilmiötä ei ole määritelty vain lainsäädännössä eikä Venäjän tieteellisessä maailmassa.

"Sähköisen asiakirjan" käsite ilmestyi 1970-luvulla. Joten alkoi kutsua "koneellisesti luettavia asiakirjoja". Heidän ominaisuutensa on, että ne on luotava tietotekniikan avulla ja sopivat käsittelyyn tietokoneella. Tällöin pakolliset tiedot laaditaan tiukasti kaikkien asiakirjojen mukaisessa järjestyksessä.

Sähköinen asiakirja on tietoobjekti, joka koostuu kahdesta pakollisesta osasta: 1) tiedot (nimi, tiedot tekijästä, ajankohta, perustamispaikka jne.) Ja sähköinen digitaalinen allekirjoitus; 2) pääsisältö, mukaan lukien teksti, grafiikka ja numeeriset tiedot, joita käsitellään kokonaisuutena.

Sähköisen asiakirjan on oltava allekirjoitettu pätevällä sähköisellä allekirjoituksella, joka tekee sen vastaavaksi itse allekirjoittamaansa paperiin. Tiedot esitetään siinä digitaalisessa (sähköisessä) muodossa. Voit havaita tiedot tietokoneella, siirtää sen tieto- ja tietoliikenneverkoissa, käsitellä sitä tietojärjestelmissä. Tarvittaessa tällainen asiakirja voi olla näytön ja paperin visuaalinen näyttö.

Sähköinen asiakirjojen hallinta on yrityksen (organisaation, yrityksen) sähköisten asiakirjojen elinkaari niiden vastaanottamisesta, valtion muuttamisesta (sovittu, ilmoitettu, työ, allekirjoitettu, suljettu jne.) Ennen arkistoon kirjaamista. Tällaista asiakirjaa kutsutaan joskus "työnkuluksi", joka luonnehtii asiakirjojen liikkumista yksittäisen työn yhtenä virrana tietyssä liiketoimintaprosessissa. Koko sähköisen asiakirjojen hallintajärjestelmä sisältää ohjelmiston, joka on tarpeen tällaisten asiakirjojen elinkaaren järjestämiseksi ja tukemiseksi.

Sähköiseen asiakirja- ja asiakirjahallintoon liittyy useita etuja verrattuna perinteisiin asiakirjoihin. Ne antavat organisaation työntekijöille mahdollisuuden valvoa paitsi omaa toiminta-aluettaan kuin koko prosessia. Sähköisen arkiston käyttö on paljon helpompaa kuin paperi. Asiakirjan löytäminen on mahdollista muutamassa minuutissa, sen hyväksymisen ja täytäntöönpanon aika lyhenee. Yleensä se on edullisempaa kuin paperi. Elektronisia asiakirjojen hallintaohjelmia on melko vähän ("Motive", "E1 Euphrates", "DocsVision", "1C: Document circular" jne.).

Tänään on ulkomaisia ​​kokemuksia suhteiden sääntelystä sähköisten asiakirjojen alalla oikeudellisesti. Venäjällä näiden suhteiden sääntelyongelma ei ole saanut lainsäädäntöpäätöstä, vaikka asiaa koskevaa lakia on yritetty toteuttaa (2005). Tällaista asiakirjaa koskevan säädöksen hyväksyminen on yksi nykyisistä lainsäädännöllisen sääntelyn aloista.

arrow